Miten projekteja johdetaan energia-alalla?
Joni Saikanmäki
Joni Saikanmäki
Energia-alan projektit ovat tunnettuja suurista mittakaavoistaan, monimutkaisuudestaan ja pitkäkestoisuudestaan. Tässä artikkelissa tarkastelemme muun muassa projektinhallinnan keskeisiä osa-alueita energia-alalla, kuten sidosryhmien ja resurssienhallintaa, toimialaosaamisen merkitystä sekä projektinhallintamenetelmien valintaa. Lisäksi tarkastelemme konsulttiprojektipäälliköiden roolia ja heidän tuomaansa lisäarvoa projekteille sekä jaamme arvokkaita vinkkejä ja parhaita käytäntöjä onnistuneen projektinhallinnan tueksi.
Energia-alan projektit ovat usein suuria, monimutkaisia sekä pitkäkestoisia hankkeita. Vuodesta 2019 olemme auttaneet asiakkaitamme onnistumaan muun muassa älymittareiden massavaihdoissa sekä uusien järjestelmien, kuten mittaustiedon hallintajärjestelmän (MDM) tai toiminnanohjausjärjestelmän (ERP) käyttöönotoissa sekä vaihdoksissa. Usein tällaisissa projekteissa projektipäällikön projektinhallinnan osaaminen on keskeisessä roolissa, jotta projektin tavoitteet saavutetaan.
Projektipäällikön tehtäviin kuuluu projektin johtaminen aikataulussa ja sovitussa budjetissa, resurssien sekä riskien ennakoiva ja tehokas hallinta sekä riippuvuuksien tunnistaminen. Energia-alan projekteissa on näiden lisäksi usein huomioitava tiukat laadulliset vaatimukset sekä mahdolliset säädöksiin liittyvät velvoitteet. Monesti projektien mittakaava on niin suuri, että hankintojen kilpailutuskynnys saattaa ylittyä. Hyvä projektipäällikkö tunnistaa tällaiset osa-alueet ajoissa ja osaa tukea organisaatiota kilpailutusprosessin onnistuneessa läpiviennissä.
Riskienhallinnan merkitys korostuu erityisesti siitä syystä, että riskin realisoituminen jollakin osa-alueella saattaa helposti johtaa merkittäviin taloudellisiin menetyksiin, puhumattakaan mainemenetyksistä. Kokemuksemme mukaan organisaatiot yrittävät usein johtaa suuria projekteja sisäisen projektipäällikön voimin, vaikka hänellä ei olisi riittävää projektinhallinnan osaamista tai kokemusta ja hänen aikansa olisi jo valmiiksi täyteen kuormitettu muilla liiketoiminnan kannalta kriittisillä tehtävillä. Tällaisissa tilanteissa projektin aikataulu usein venyy, mikä johtaa suoraan kustannusten kasvuun ja budjetin ylityksiin. Usein organisaatioiden kannattaisikin hankkia ulkopuolinen konsulttiprojektipäällikkö, jolla on entuudestaan kokemusta energia-alan projekteista ja näiden menestyksekkäästä läpiviennistä.
Ulkopuolinen konsulttiprojektipäällikkö voi keskittyä täysin projektinhallinnallisiin tehtäviin ja on projektin päätyttyä helposti vapautettavissa muihin tehtäviin. Kokemuksemme mukaan konsulttiprojektipäälliköt ovat myös usein vahvemmin sitoutuneita projektin onnistuneeseen läpivientiin verrattuna organisaation sisäisiin resursseihin. Ulkopuolisen konsultin on lisäksi täytettävä laadulliset vaatimukset samalla tavalla kuin muidenkin ulkopuolisten toimittajien. Tilaajan näkökulmasta erityisen arvokasta on konsulttiprojektipäällikön kyky tarjota ulkopuolista näkökulmaa sekä tuoda mukanaan alan parhaita käytäntöjä, joita ei välttämättä ole aiemmin osattu hyödyntää organisaation sisällä. Tutustu onnistuneisiin projekteihimme täältä.
Energia-alan projekteihin liittyy usein laaja kirjo erilaisia sidosryhmiä, kuten viranomaisia, teknologiatoimittajia, mittalaitevalmistajia ja urakoitsijoita. Näiden ulkoisten sidosryhmien lisäksi projektit vaikuttavat usein myös organisaation sisäisiin sidosryhmiin, kuten tiimeihin, jotka vastaavat liiketoiminnan kannalta kriittisistä tehtävistä, kuten mittaustiedonhallinnasta tai asiakaspalvelusta. Sidosryhmien tunnistaminen, hallinta ja sitouttaminen ovat kriittisen tärkeitä energia-alan projekteissa, ja ne on hoidettava huolellisesti jo projektin suunnitteluvaiheessa. Kukapa haluaisin kesken projektin huomata, että jokin kriittinen sidosryhmä on jäänyt huomiotta? On erityisen tärkeää tunnistaa jokaisen sidosryhmän odotukset, vaatimukset ja aikataulut, jotta projektin eteneminen sujuu keskeytyksettä.
Sekä sisäisten että ulkoisten resurssienhallinta vaatii jatkuvaa optimointia, sillä työvoiman ja materiaalien saatavuus voi vaihdella merkittävästi projektin aikana. Esimerkiksi materiaalilogistiikan ennakointi on erityisen tärkeää, sillä komponenttien tai laitteiden toimitusviivästykset voivat hidastaa projektin kriittisiä vaiheita. Projektipäällikön on huolehdittava paitsi resurssien oikea-aikaisesta käytöstä myös niiden riittävyydestä projektin jokaisessa vaiheessa.
Tehokas viestintä on ratkaisevassa roolissa projektin onnistumisessa, ja sen merkitys korostuu erityisesti kriisitilanteissa, joissa odottamattomat haasteet vaativat nopeaa reagointia. Viestintäsuunnitelma täytyy olla tehtynä, eikä viestiketjuissa saa esiintyä pullonkauloja, jotka hidastavat ongelmanratkaisua. Keskusteluyhteys avainhenkilöiden välillä on saatava nopeasti aikaiseksi, jotta haasteet voidaan ratkaista viivytyksettä.
Sidosryhmien hallinnan ja viestinnän merkitys on erityisen tärkeää laajoissa projektikokonaisuuksissa, kuten älymittareiden massavaihdoissa, joissa on mukana muun muassa organisaation sisäisiä ja ulkoisia asiantuntijoita, järjestelmätoimittajia, urakoitsijoita, laitevalmistajia ja juristeja. Hyvä projektipäällikkö kykenee ottamaan huomioon eri sidosryhmien tarpeet ja aikataulut, kun projektisuunnitelmaa tehdään. Lisäksi projektipäällikön tulee varmistaa, että kaikki sidosryhmät ovat ajan tasalla projektin tilanteesta ja sitoutuneita projektin onnistumiseen.
Konsulttiprojektipäälliköllä on usein kokemusta muidenkin energia-alan organisaatioiden projekteista, ja hänen verkostoonsa saattaa jo valmiiksi kuulua laaja joukko erilaisia toimijoita. Tämä verkosto voi olla arvokas apu projektin sujuvassa edistämisessä.
Toimialaosaaminen ja kokemus vastaavien projektien läpiviennistä ovat eduksi projektipäällikölle energia-alan hankkeissa. Ymmärrys energia-alan organisaatioiden liiketoimintaprosesseista ja teknologioista auttaa projektipäällikköä saavuttamaan projektin tavoitteet tehokkaasti. Vaikka projektipäällikön ei tarvitse hallita kaikkia teknologioita syvällisesti, on hyödyksi, jos hän pystyy suosittelemaan aiemmissa projekteissa hyväksi todettuja ratkaisuja. Esimerkiksi uuden integraatioalustan käyttöönotto, joka on jo käytössä muilla vastaavilla toimijoilla, voi tuoda merkittävää lisäarvoa projektiin.
Lainsäädännön muutokset ovat viime vuosina koetelleet energia-alaa merkittävästi. Esimerkiksi keskitetty tiedonvaihtojärjestelmä Datahub otettiin käyttöön vuonna 2022 ja vuonna 2023 siirryttiin varttitaseeseen. Nämä muutokset aiheuttivat merkittäviä järjestelmäteknisiä muutoksia energia-alalla monelle toimijalle. Lainsäädännölliset muutokset asettavat usein tiukan aikataulun projekteille, joihin on pystyttävä reagoimaan. Olemme olleet mukana toteuttamassa tällaisia hankkeita, vastaten esimerkiksi siitä, että järjestelmät ja integraatiot toimivat lainsäädännöllisten velvoitteiden mukaisesti. Lisäksi ennakoiva suhtautumisemme tuleviin muutoksiin auttaa meitä onnistumaan myös sinun projektisi onnistuneessa läpiviennissä.
Miten valita oikea projektinhallintamenetelmä energia-alan projektiin? Energia-alalla hyödynnetään monipuolisesti erilaisia projektinhallintamenetelmiä projektin luonteesta riippuen. Perinteinen vesiputousmalli on yhä yleinen suurissa infrastruktuurihankkeissa, kuten voimalaitosten rakentamisessa tai älymittareiden massavaihdoissa. Vesiputousmallin lineaarinen rakenne tarjoaa selkeän viitekehyksen erityisesti silloin, kun projektin vaatimukset ovat tarkasti määriteltyjä ja muutokset ovat harvinaisia ja vähäisiä.
Ketterät menetelmät, kuten Scrum ja Kanban, ovat yleistyneet erityisesti teknologia- ja tietojärjestelmäprojekteissa, joissa jatkuva kehitys ja nopea reagointi muuttuviin vaatimuksiin ovat keskiössä. Tämä korostuu esimerkiksi uusien data-analytiikkajärjestelmien tai mittaustiedon hallintajärjestelmien (MDM) kehittämisissä ja käyttöönotoissa, joissa asiakaspalaute ja markkinavaatimukset ohjaavat kehitystä.
Usein energia-alan projekteissa tarvitaan eri projektinhallintamenetelmien yhdistämistä. Hybridimallissa hyödynnetään sekä vesiputousmallia että ketteriä menetelmiä, mikä mahdollistaa molempien menetelmien vahvuuksien hyödyntämisen. Hybridimallin merkittävänä etuna on se, että eri sidosryhmät voivat toimia omilla vahvuusalueillaan ilman tarvetta muuttaa radikaalisti omia työtapojaan. Esimerkiksi älymittareiden massavaihdoissa itse mittarinvaihdot etenevät ennalta suunnitellusti vaiheittain vesiputousmallin mukaisesti, kun taas ohjelmisto- ja integraatiokehityksessä voidaan hyödyntää ketterän kehityksen mukautumiskykyä ja nopeaa reagointia.
Energia-alan projektinhallinta edellyttää monipuolista osaamista ja kykyä yhdistellä erilaisia menetelmiä. Toimialaosaaminen, tehokas sidosryhmien ja resurssienhallinta sekä ketterien ja perinteisten menetelmien yhdistäminen ovat avaintekijöitä alan vaativiin tarpeisiin vastaamisessa.
Jos etsit kokenutta ja luotettavaa projektinhallinnan kumppania, olemme valmiina auttamaan sinua. Tutustu asiantuntijoihimme täältä. Laaja kokemuksemme ja vahva sitoutumisemme varmistavat, että projektisi onnistuu kaikissa tilanteissa. Anna meidän hoitaa vaativat projektinhallintatyöt, jotta sinä voit keskittyä ydinliiketoimintasi kehittämiseen ja kasvattamiseen!
Meiltä saat energia-alan, projektinhallinnan tai dokumentaationhallinnan konsultin käyttöösi nopeasti sekä edullisesti. Yhteydenottopyynnön voit jättää meille lähettämällä sähköpostia osoitteeseen:
info(at)eneral.fiHaluamme auttaa sinua onnistumaan projekteissasi! Olethan meihin yhteydessä matalalla kynnyksellä, niin keskustellaan tarpeistasi lisää.