Miten sähköinen työtilausten hallinta parantaa tehokkuutta ja vähentää kustannuksia?
Joni Saikanmäki
Joni Saikanmäki
Tämä on ensimmäinen osa kaksiosaisesta artikkelikokonaisuudesta ja tässä osassa kerromme yleisellä tasolla, mitä työtilaukset ovat ja miksi toimiva järjestelmä työtilausten hallintaan on tärkeää yrityksellesi. Toisessa osassa autamme sinua arvioimaan ja pisteyttämään potentiaaliset järjestelmätoimittajat niin, että valittu järjestelmä palvelee parhaiten juuri sinun yrityksesi tarpeita ja strategiaa.
Me Eneralilla kilpailutimme asiakkaallemme työtilausten hallintaan tarkoitetun järjestelmän (jäljempänä työtilausjärjestelmä), ja oikean järjestelmän valinnalla onnistuimme vähentämään merkittävästi asiakkaan operatiivisia kustannuksia. Olemme myös johtaneet eri järjestelmien käyttöönottoja, kehittäneet useita moderneja työtilausjärjestelmiä sekä niihin liittyviä integraatioita, ja haluamme auttaa kaikkia yrityksiä löytämään juuri heidän tarpeisiinsa sopivan ratkaisun.
Työtilaukset, kenttätyöt tai työmääräimet – rakkaalla lapsella on monta nimeä – ovat toimeksiantoja, kuten mittarinvaihto- tai ylläpitotöitä, joita työn tilaaja pyytää työn suorittajalta tehtäväksi. Esimerkiksi sähkön jakeluverkkoyhtiö voi tilata mittarinvaihtotyön joltakin urakoitsijalta suoritettavaksi. Työtilaukset sisältävät erilaisia tietoja, kuten:
Nämä tiedot auttavat työn tekijää suorittamaan työ onnistuneesti valmiiksi tilaajan määrittelemässä aikataulussa.
Erityisesti energia-alalla sähkön, kaasun tai kaukolämmön jakeluverkkoyhtiöt hyödyntävät työtilauksia erilaisten laitteiden, kuten sähkömittareiden vaihtoihin, asennuksiin sekä poistamisiin. Työtilauksia käytetään myös laajasti muilla toimialoilla, kuten rakennusalalla tai logistiikka- ja kuljetusaloilla.
Monissa yrityksissä työtilauksella tarkoitetaan paperista lomaketta, kuten mittarointilomaketta, johon aikaisemmin mainittuja tietoja raportoidaan. Näiltä paperilomakkeilta tiedot siirretään usein käsin eri järjestelmiin, kuten jakeluverkkoyhtiöiden tapauksessa asiakastietojärjestelmään, mittaustiedon hallintajärjestelmään tai luentapalveluun. Tässä toimintatavassa virheiden mahdollisuus on ilmeinen, sillä työn suorittajan – esimerkiksi asentajan – käsin kirjaamat tiedot voivat olla virheellisiä tai epäselvästi merkittyjä.
Eikö olisi kätevää, jos nämä paperiset lomakkeet digitalisoitaisiin, ja työn suorittajan työtilaukselle kirjaamat tiedot päivittyisivät automaattisesti kaikkiin tarvittaviin liitännäisjärjestelmiin – esimerkiksi asiakastietojärjestelmään tai mittaustiedon hallintajärjestelmään? Juuri tähän tarpeeseen modernit työtilausjärjestelmät tarjoavat ratkaisun.
Kuten edellisestä kappaleesta käy ilmi, toimiva työtilausjärjestelmä on keskeinen osa tehokasta työtilausten hallintaa. Tämä korostuu erityisesti jakeluverkkoyhtiöissä, joissa tilausmäärät ovat suuria ja töitä halutaan delegoida, aikatauluttaa ja hallita järjestelmällisesti. Lisäksi työn tilaajaa kiinnostaa aina myös työtilausten käsittelyajat työn suorittajan puolella, sillä työsuoritteiden laskutus saattaa perustua työtilausten toteumaan tietyssä ajassa.
Modernit työtilausjärjestelmät tarjoavat myös muita hyödyllisiä ominaisuuksia, kuten mobiilikäytön sekä QR- ja viivakoodinlukuominaisuudet. Tämä tarkoittaa, että työn suorittaja – esimerkiksi asentaja – voi mittarinvaihtotyön yhteydessä lukea kohteessa puhelimella tai tabletilla laitteen kuoresta QR-koodin, jolloin sarjanumero täydentyy ja päivittyy automaattisesti työtilausjärjestelmään. Koska laitteiden sarjanumerot voivat olla hyvinkin pitkiä, tämä ominaisuus vähentää merkittävästi virheiden määrää.
On kuitenkin hyvä huomioida, että tekniset eroavaisuudet eri työtilausjärjestelmien välillä voivat vaikuttaa merkittävästi niiden soveltuvuuteen juuri sinun yrityksesi tarpeisiin. Eri vaihtoehtojen vertailu, tarvittavien ominaisuuksien määrittely sekä kriteerien – kuten hinnan ja laadun – painotus onkin erittäin tärkeää. Tässä voimme auttaa sinua.
Työtilausten muodostamiseen on monia tapoja, mutta nykyisin työt tilataan pääsääntöisesti jonkin sähköisen järjestelmän, kuten asiakastietojärjestelmän, kautta. Sähköisten järjestelmien etuna on, että työtilaukselle täydentyy automaattisesti aiemmissa luvuissa mainittuja olennaisia tietoja – kuten asiakastietoja, kohteen sijaintitietoja tai laitetietoja – mikä nopeuttaa tilaajan ja tekijän välistä viestintää. Sähköinen työtilaus vähentää virheitä ja tehostaa toimintaa, mikä näkyy suoraan kustannussäästöinä, koska työtilauksen suorittamiseen liittyvät tiedot löytyvät yhdestä paikasta eikä niitä tarvitse etsiä erikseen muulta.
Varsinkin sähkön tai kaasun jakeluverkkoyhtiöissä työtilauksia tehdään niin paljon, että sähköinen työtilaus on välttämätön operatiivisen tehokkuuden ylläpitämiseksi. Kukapa haluaisi tilata tuhansia mittareiden massavaihtotöitä sähköpostitse tai pitää manuaalisesti kirjaa tilatuista ja toteutuneista töistä paperilomakkeilla.
Yrityksen tarpeisiin valittu työtilausjärjestelmä, siihen liittyvien integraatioiden käyttöönotto sekä prosessien automatisointi tehostaa töiden hallintaa, vähentää virheitä ja pienentää kustannuksia. Toimiva järjestelmä parantaa resursointia, aikataulutusta ja raportointia – erityisesti suurivolyymisillä aloilla, kuten energia- ja logistiikka-alalla.
Tarpeisiisi sopivalla ratkaisulla voidaan saavuttaa merkittäviä säästöjä ja parantaa yrityksesi prosessien tehokkuutta. Haluatko tietää, mikä ratkaisu sopii parhaiten juuri sinun yrityksellesi? Ota rohkeasti yhteyttä – autamme sinua onnistumaan!
Seuraavassa osassa kerromme, kuinka kilpailutuksen avulla voidaan löytää juuri sinun tarpeisiisi sopiva järjestelmä, jolla voidaan tehostaa toimintaa ja vähentää esimerkiksi ylläpitokustannuksia. Lue myös, miten projekteja johdetaan energia-alalla.
Meiltä saat energia-alan, projektinhallinnan tai dokumentaationhallinnan konsultin käyttöösi nopeasti sekä edullisesti. Yhteydenottopyynnön voit jättää meille lähettämällä sähköpostia osoitteeseen:
info(at)eneral.fiHaluamme auttaa sinua onnistumaan projekteissasi! Olethan meihin yhteydessä matalalla kynnyksellä, niin keskustellaan tarpeistasi lisää.