Tehosta töiden hallintaa ja vähennä kustannuksia digitaalisilla työmääräimillä (Osa 1)

Työmääräimet ja työtilaukset käsitteinä eri toimialoilla, kuten energia- ja logistiikka-aloilla

Työmääräimet, kenttätyöt tai työtilaukset – rakkaalla lapsella on monta nimeä – ovat toimeksiantoja, kuten mittarinvaihto- tai ylläpitotöitä, joita työn tilaaja pyytää työn suorittajalta tehtäväksi. Esimerkiksi sähkön jakeluverkkoyhtiö voi tilata mittarinvaihtotyön urakoitsijalta suoritettavaksi. Työmääräimet sisältävät erilaisia tietoja, kuten:

1. Työn perustietoja – Minkä tyyppinen (esimerkiksi ylläpito- tai massavaihto) työ on kyseessä? Kuka työn tilaaja on? Mikä työmääräimen yksilöivä tunniste on?
2. Työn suorituksen tiedot – Mitä työn tilaaja haluaa, että työssä tarkalleen ottaen tehdään? Kuka työn suorittamisesta vastaa (esimerkiksi urakoitsija tai asentaja)? Missä kohde sijaitsee? Mitkä ovat kohteessa olevien laitteiden, kuten etäluentalaitteiden, sähkö- tai kaasumittareiden sarjanumerot?
3. Aikataulut ja prioriteetit – Mihin mennessä työ tulee viimeistään olla suoritettu (esimerkiksi urakoitsijalle saatetaan antaa viikko aikaa suorittaa tilaajan määrittelemä työ)? Kuinka kriittinen työ on kyseessä?

jotka auttavat työn suorittajaa viemään työn onnistuneesti päätökseen aikataulussa. Perinteisten paperisten työmääräinten sijaan sähköinen työtilaus tarjoaa tehokkaamman ja tarkemman tavan hallita töitä.

Erityisesti energia-alalla sähkön, kaasun tai kaukolämmön jakeluverkkoyhtiöt hyödyntävät työmääräimiä erilaisten laitteiden, kuten sähkömittareiden vaihtoihin, asennuksiin sekä poistamisiin. Työmääräimiä käytetään myös laajasti muilla toimialoilla, kuten rakennusalalla tai logistiikka- ja kuljetusaloilla.

Sähköinen työtilaus – tehokas tapa vähentää operatiivisia kustannuksia ja tehostaa töiden hallintaa

Töiden tilaamiseen on monenlaisia tapoja. Tilaukset voidaan tehdä puhelimitse, tekstiviestitse, sähköpostitse tai jonkin sähköisen järjestelmän, kuten asiakastietojärjestelmän avulla. Järjestelmien kautta tilattujen töiden hyöty on se, että työmääräimelle täydentyy järjestelmästä automaattisesti työn kannalta olennaisia tietoja, kuten asiakastietoja, koordinaatteja tai muita laitetietoja. Kuten voit päätellä, niin sähköiset työtilaukset vähentävät merkittävästi operatiivisia kustannuksia, kun tietoja ei tarvitse etsiä muualta ja arvioida tiedon oikeellisuutta ennen työtilauksen muodostamista.

Varsinkin jakeluverkkoyhtiöissä tilausmäärät ovat niin suuria, että sähköinen tilaus on välttämättömyys operatiivisen tehokkuuden ylläpitämiseen. Kukapa haluaisi tilata tuhansia mittareiden massavaihtotilauksia sähköpostitse?

Tehokas työnohjausjärjestelmä – avain sujuvaan töiden hallintaan ja kustannussäästöihin

Kuten edellisen kappaleen perusteella voi päätellä, toimiva työnohjausjärjestelmä on keskeinen osa tehokasta töiden hallintaa. Tämä korostuu erityisesti jakeluverkkoyhtiöissä, joissa tilausmäärät ovat suuria ja työmääräimiä halutaan delegoida, aikatauluttaa ja hallita järjestelmällisesti ja tehokkaasti. Lisäksi töiden tilaajaa, kuten kaasun jakeluverkkoyhtiötä, saattaa kiinnostaa työmääräinten käsittelyajat, sillä urakoitsijalaskutus saattaa perustua näihin.

Työmääräimet voidaan myös muodostaa muualla kuin työnohjausjärjestelmässä ja järjestelmään rakennetaankin usein integraatioita muista lähdejärjestelmistä, kuten asiakastietojärjestelmästä (CIS). Hyötynä tässä on se, että asiakastietojärjestelmästä työmääräimelle päivittyy automaattisesti tietoja, kuten käyttöpaikka- sekä asiakastietoja, jotta näitä ei käyttäjän tarvitse syöttää manuaalisesti. Kun työ suoritetaan työnohjausjärjestelmässä, niin sähköiseltä lomakkeelta päivittyy tiedot myös muihin järjestelmiin, kuten asiakastietojärjestelmään, luentapalveluun & -järjestelmään tai työnohjausjärjestelmään (ERP), jos toimivat integraatiot näihin on toteutettu.

Modernit työnohjausjärjestelmät tarjoavat myös muita hyödyllisiä ominaisuuksia, kuten mobiilikäyttö sekä QR- ja viivakoodinluku. Tämä tarkoittaa sitä, että puhelimella tai tabletilla pystytään lukemaan laitteen kuoresta esimerkiksi QR-koodi ja tämän jälkeen laitteen sarjanumero täydentyy ja päivittyy automaattisesti työnohjausjärjestelmään. Usein laitteiden sarjanumerot saattavat olla hyvinkin pitkiä, minkä vuoksi ominaisuus vähentää merkittävästi virheiden määrää.

Huomioitavaa kuitenkin on se, että tekniset erot eri työnohjausjärjestelmien välillä voivat vaikuttaa suurestikin niiden soveltuvuuteen juuri sinun yrityksesi tarpeisiin. Eri sovellusten vertailu ja kriteerien (hinta & laatu) painotus onkin hyvin tärkeää ja tässä pystymme auttamaan sinua.

Yhteenveto: Miten valita oikea työnohjausjärjestelmä yrityksellesi?

Työnohjausjärjestelmät ja prosessien automatisointi tehostaa töiden hallintaa, vähentää virheitä sekä kustannuksia. Toimiva järjestelmä parantaa resursointia, aikataulutusta sekä raportointia erityisesti suurivolyymisillä aloilla, kuten energia- ja logistiikka-aloilla.

Oikean järjestelmän valinta voi tuoda merkittäviä säästöjä ja parantaa yrityksesi tehokkuutta. Haluatko tietää, mikä ratkaisu sopii parhaiten juuri sinun yrityksellesi? Ota yhteyttä, niin autamme sinua tekemään oikean valinnan!